En términos generales, los documentos son archivos, pero a diferencia de éstos, los documentos están relacionados a un único usuario y casi siempre tienen información personal.
Un ejemplo de documento es un certificado médico, mientras que un archivo que no es documento podría ser una imagen del logo de la organización en una publicación.
En NoobiXign existen diversas áreas que gestionan documentos de los colaboradores:
Otras áreas, como la de solicitudes, también gestionan documentos, pero en forma de archivos adjuntos a las solicitudes. Cuando llega el fin de ciclo de las mismas (al ser aprobadas), se brinda la posibilidad de copiar estos archivos adjuntos a los legajos de los colaboradores.
NoobiXign soporta nativamente los siguientes formatos de archivos para los documentos:
(*) En el caso de los archivos .zip, estos pueden cargarse en las solicitudes de los colaboradores, sin embargo NoobiXign los descomprime y genera documentos individuales. Los documentos individuales descomprimidos deben ser de alguno de los otros formatos mencionados, o se generará un error en la carga.
Cuando se requiere visualizar un tipo de archivo para el cual no hay un visor nativo, NoobiXign ofrece la descarga del mismo para ser visto localmente en el dispositivo del usuario con otra herramienta que pueda manipularlo, por ejemplo, archivos Tiff o presentaciones.
Los documentos firmables son tipos de documentos que requieren la firma electrónica del usuario destinatario, proveyendo su contraseña para hacer uso de su certificado y prestando conformidad con propia la operación de firma.
Un ejemplo de documento firmable es el recibo de haberes.
Funcionalmente hablando, las sanciones son iguales a los documentos firmables, pero se utilizan solamente en los casos de sanciones disciplinarias. Esta área no aparece visible al usuario a menos que haya recibido una sanción por parte de la organización.
Es un área que almacena la información personal de cada colaborador, como las solicitudes de ingreso, contratos de trabajo, certificados médicos, etc.
Los documentos de esta área admiten una etiqueta, que es un campo de texto opcional, el cual puede ser utilizado para realizar consultas.