Gestión de legajos digitales
El legajo representa una carpeta virtual de cada colaborador, donde se almacena su documentación personal.
El acceso al legajo está restringido al propio colaborador, y a los usuarios con el rol Gestión de legajos.
Una excepción a esta regla se da cuando un documento del legajo pertenece a una categoría con el atributo "Restringida a roles administrativos". Es ese caso el colaborador no tendrá acceso a dicho documento, pero sí los usuarios con el rol funcional correspondiente. Ejemplos de uso de esta categoría son las pruebas psico-técnicas, que forman parte del legajo del colaborador, pero éste no tiene acceso a consultarlos porque se consideran de dominio exclusivo de la organización.
Para consultar los legajos de los colaboradores, ingresa al menú Legajos digitales en la barra lateral.
La pantalla de consulta de legajos posee 2 secciones:
- Sección de filtros de búsqueda
- Sección de legajo activo (del colaborador seleccionado)
Sección "Filtros de búsqueda"
Dentro de la sección de búsqueda tendrás distintas opciones por la cual podrás consultar uno o varios legajos de colaboradores:
- Colaborador: podrás realizar una búsqueda por alguno de sus datos de perfil. No es necesario ingresar el dato completo; con ingresar sólo una parte del mismo la plataforma mostrará un desplegable con los resultados coincidentes que contienen el texto ingresado.
- Categoría del documento: podrás realizar una búsqueda de determinados documentos de los legajos mediante su categoría, seleccionando del listado desplegable las categorías que se deseen buscar.
- Etiqueta: la "etiqueta" del documento, la cual fue especificada al momento de cargar el momento en el legajo.
- Vencimiento desde: permite ingresar una fecha de vencimiento a partir de la cual buscar los documentos.
- Vencimiento hasta: permite ingresar una fecha tope de vencimiento hasta la cual buscar los documentos.
- Documentos próximos a vencer: permite realizar una búsqueda rápida, sin necesidad de ingresar ningún parámetro adicional en la pantalla, por la cual se pueden obtener todos los documentos de los colaboradores que tienen cargada una fecha de vencimiento la cual se encuentra en un período próximo a su vencimiento. Este período está indicado por el atributo "Enviar recordatorio estos días antes del vencimiento" de la categoría propia de cada documento.
- Contenido: el contenido es un campo donde se puede ingresar texto arbitrario relacionado con cada documento durante el proceso de carga. Este campo permite consultar por contenido.
- Estado de firma del documento: podrás realizar una consulta de legajos mediante el estado de firma de los documentos, de acuerdo a las siguientes opciones:
- Todos: incluye todos los documentos independientemente de su estado de firma (firmados y no firmados).
- No firmado: incluye sólo los documentos que aún no hayan sido firmados por los colaboradores.
- Firmado: incluye sólo los documentos que ya han sido firmados por los colaboradores.
- Firmado desde: en caso de consultar documentos de legajos que se encuentren firmados tendrás la posibilidad de realizar la búsqueda por fechas. Mediante esta opción podrás ingresar una fecha a partir de la cual se firmaron los documentos de los legajos que se desean consultar.
- Firmado hasta: en caso de consultar documentos de legajos que se encuentren firmados tendrás la posibilidad de realizar la búsqueda por fechas. En esta opción deberás ingresar una fecha tope hasta la cual se firmaron los documentos que se desean consultar.
- Nombre del archivo: permite consultar documentos de los legajos por el nombre del archivo.
- Creado desde: permite consultar los documentos en base a su fecha de creación.
- Creado hasta : permite consultar los documentos en base a su fecha de creación.
Luego de ingresar las condiciones de búsqueda presiona el botón "Buscar", el cual mostrará una tabla de resultados al pie de pantalla.
Sección "Legajo activo"
Esta sección está a su vez dividida en 2 partes:
- Documentos del legajo: del lado izquierdo de la pantalla
- Vista del documento: del lado derecho de la pantalla
Documentos del legajo
Posee una barra de opciones con diferentes funcionalidades:
- Agregar un nuevo documento
- Editar atributos de los documentos seleccionados
- Exportar los archivos seleccionados
- Exportar el legajo completo
- Limpiar la selección
- Eliminar documentos seleccionados
- Ver documentos eliminados
Además hay un panel de navegación donde podrás realizar las siguientes acciones:
- Ir al inicio del legajo
- Ir a la página anterior de resultados
- Ir a la página siguiente de resultados
- Ir al final del legajo
- Actualizar
- Aplicar un filtro
Vista del documento
En la parte derecha de la pantalla podrás visualizar la imagen del documento seleccionado en la tabla de la sección anterior.
Al seleccionar un documento se cargará la vista del mismo. En la parte superior, además de visualizar la categoría asignada al documento y el nombre del archivo, se dispone de varios botones que permiten navegar las páginas del legajo, descargar o eliminar un documento.