Registros de vacaciones

Los registros de vacaciones permiten llevar cuenta de los eventos que afectan a los días de vacaciones disponibles de cada colaborador.

Para acceder a los registros de vacaciones, ingresa al menú de la barra lateral Gestión de ausencias→Registros de vacaciones:

Cada registro de vacaciones afecta de manera positiva o negativa (según su categoría) al contador de días de vacaciones de aquellos.

Un registro de vacaciones se compone de:

El identificador del colaborador al que pertenece el registro
Una categoría que suma o resta días (por ejemplo: "vacaciones asignadas" suma días mientras que "vacaciones gozadas" descuenta días)
Una cantidad de días
Un período (opcional, según la categoría)
Un rango de fechas desde-hasta (opcional, según la categoría)
Observaciones (opcional)
Datos adicionales de quién creo el registro de vacaciones y quién fue el último en modificarlo, completados automáticamente por la plataforma al crear o editar registros

Las categorías del registro de vacaciones se editan desde el menú Compañía -> Areas y categorías, seleccionando el área Vacaciones.

Los atributos más importantes a tener en cuenta en una categoría del área Vacaciones son:

Requiere indicar un rango de fechas: se utiliza en categorías que se asocian a eventos con fecha cierta, por ejemplo, cuando un colaborador goza efectivamente de sus vacaciones. Otras categorías, por ejemplo la asignación de días de vacaciones luego de alcanzada determinada antigüedad, no requieren indicar un rango de fechas.
Suma días de vacaciones: en caso de activarse este atributo en la categoría, los registros de vacaciones creados con dicha categoría sumarán días al contador de vacaciones del colaborador, de lo contrario, restarán días. Por ejemplo: "Vacaciones acumuladas" posee el atributo activado, por lo que los registros con esta categoría sumarán días al contador del colaborador. Por otro lado, "Vacaciones gozadas" no posee el atributo, por lo que restará días del contador del colaborador.
Requiere período: se utiliza en categorías que requieren indicar a qué período se aplica el registro, por ejemplo: Vacaciones acumuladas, donde el período indica a qué año o año/mes corresponden las vacaciones acumuladas.

Caso práctico

Suponiendo que contratas a una nueva colaboradora, María Mendez, y como parte del contrato pactado ella debe ingresar con 5 días de vacaciones disponibles en su haber, los pasos a seguir en NoobiXign son:

Crear un usuario nuevo en NoobiXign para María. La cuenta de usuario se iniciará con un contador de días en 0.
Agregar días de vacaciones a su contador. Para ello, debes ir a la sección Gestión de Ausencias → Registros de vacaciones, y crear un nuevo registro.
Una vez allí, para agregar 5 días de vacaciones al usuario de María, deberías crear un registro de vacaciones con estos datos:
- Colaborador: María Mendez
- Categoría: Vacaciones acumuladas (esta categoría suma días al contador)
- Días: 5
- Desde: nulo (los rangos de fechas no aplican a la categoría 'Vacaciones acumuladas')
- Hasta: nulo
- Período: el año al que corresponden las vacaciones. Dado que María fue recientemente contratado, el año debería ser el actual.
- Observaciones: (Lo que desees agregar como nota, por ejemplo "Se agregaron 5 días de vacaciones por pre-acuerdo laboral").

Si en un momento dado, María solicita tomar esos 5 días de vacaciones, el registro a crear debería tener estos datos:

Colaborador: María Mendez
Categoría: Vacaciones gozadas (esta categoría resta días al contador)
Días: 5
Desde: 2024-03-02 (el rango de fechas es requerido para la categoría 'Vacaciones gozadas')
Hasta: 2024-03-08 (ídem)
Observaciones: (Lo que desees agregar como nota, por ejemplo "Vacaciones tomadas").

Un detalle importante a considerar es la cantidad de días en relación a las fechas del registro. Los días ingresados deben tener significado para tu organización, no para NoobiXign. Esto quiere decir que si una persona se toma 15 días corridos, pero según tus normas, leyes, o acuerdos, corresponde descontar sólo 5 días (por ejemplo, porque no se computan fines de semana, ni tampoco días festivos, etc.), entonces debes indicar 5 en el campo 'Días' del registro de vacaciones. Lo mismo ocurre con la asignación de vacaciones, si tu organización utiliza días corridos, o días hábiles, es decisión propia de ella y no de la plataforma. Lo más importante es mantener una coherencia entre los días asignados y descontados, es decir, que se utilice el mismo criterio tanto para sumar como para restar días de los contadores de los colaboradores.

Para sumar días de vacaciones a los colaboradores se debe utilizar siempre el registro de vacaciones, dado que no se puede actualizar el contador de días de forma manual. No obstante, no es necesario crear registros individualmente. La plataforma provee la opción de importar registros de vacaciones de un archivo de texto.

Por otro lado, para descontar días de vacaciones, el registro de vacaciones se utiliza en casos excepcionales o puntuales. NoobiXign facilita la gestión de descuento de días mediante el proceso de creación automática de registros de ausencias y vacaciones.

Ten en cuenta que si eliminas un registro de vacaciones, el contador de días del colaborador afectado se revertirá en igual cantidad a la especificada en el registro eliminado. Por ejemplo, si eliminas un registro que originalmente sumaba 10 días, al eliminarlo se descontarán 10 días del contador de vacaciones del colaborador. La plataforma te notifica si alguna operación podría dejar al contador de vacaciones con un número negativo y la interrumpe; sin embargo, este tipo de control NO se fuerza cuando se solicitan y aprueban vacaciones. Esto quiere decir que si un colaborador tiene 5 días en su haber, pero solicita 10, y éstos son aprobados, terminaría con un contador negativo (-5 días) cuando se confirme el evento de vacaciones.