Áreas y categorías

NoobiXign organiza la información en áreas y categorías.

Las áreas representan espacios de trabajo donde se agrupan entidades de un mismo tipo, por ejemplo documentos firmables, solicitudes, publicaciones, etc.

Las categorías son clasificaciones de esas entidades dentro de cada área, por ejemplo en el área de solicitudes puedes encontrar las categorías "Vacaciones", "Días de estudio", etc., mientras que en el área Legajo digital puedes encontrar las categorías "Contrato de trabajo", "Certificado médico", etc.

Las siguientes son las áreas de NoobiXign:

• Documentos firmables: Corresponde al área donde se gestionan los documentos que requieren ser firmados por parte de los colaboradores, ej: "Recibos de haberes", "Bonos", etc., y no son sanciones.
• Sanciones: Similar al área de documentos firmables, pero destinado únicamente a la gestión de sanciones.
• Legajo digital: Contiene la documentación personal de los colaboradores.
• Solicitudes: Área donde se crean y gestionan las solicitudes ya sea las creadas por los colaboradores, o las que la compañía les envía a ellos.
• Publicaciones: Es un área destinada a mostrar publicaciones, novedades, noticias u otro tipo de piezas comunicacionales de la compañía dirigidas a sus colaboradores. Requiere contratar el módulo de publicaciones por separado.
• Onboarding: Es un área especial que sólo se habilita cuando el usuario está en un estado llamado "En ingreso". Mediante el uso de esta área, el ingresante debe cargar y/o firmar la documentación solicitada. Una vez completados todos los ítems, deberá esperar a que un administrador active su cuenta (*) luego de haber validado los ítems solicitados. Requiere contratar el módulo de Onboarding por separado.
• Control Horario: En esta área se gestionan los eventos de control horario de los colaboradores. Desde allí se pueden ver las hojas de fichada, exportar los datos, o iniciar/detener manualmente los turnos trabajados. Requiere contratar el módulo de Control Horario por separado.
• {bg-purple-w}Ausencias{/bg-purple-w}: En esta área se gestionan las ausencias de los colaboradores. Desde allí se pueden consultar y crear registros de ausencias, visualizar las próximas ausencias en un calendario, etc. Requiere contratar el módulo de Vacaciones y ausencias por separado.
• {bg-cyan-b}Vacaciones{/bg-cyan-b}: En esta área se gestionan los registros de vacaciones de los colaboradores. Las ausencias por vacaciones se ingresan por el área de Ausencias, mientras que esta área sirve de registro para los eventos que modifican el contador de días de vacaciones de los colaboradores. Requiere contratar el módulo de Vacaciones y ausencias por separado.

(*) Esta activación se refiere a un cambio de estado del usuario, desde "En ingreso" a "Activo", y no a la activación de cuenta de usuario en NoobiXign, la cual la realiza cada usuario cuando recibe el correo de activación.

Para editar las áreas o categorías, ingresa al menú de la barra lateral Compañía→Áreas y categorías

Las áreas permiten modificar tanto el nombre como la descripción a través del ícono correspondiente en la cabecera de la fila. Los colores son fijos, al igual que el atributo Requiere firma, el cual sólo aplica a las áreas de "Documentos Firmables" y "Sanciones".

Al seleccionar un área, ésta se convierte en el área activa, con lo cual se despliegan las categorías asociadas en la parte inferior de la pantalla:

Dentro de cada área podrás generar las categorías que considere necesarias y modificar o eliminar las categorías ya existentes.

A continuación se detallan los atributos de todas las categorías. Ten en cuenta que, según a qué área pertenezcan las categorías, no todos los atributos estarán disponibles para su configuración.

• Accede a información de vacaciones: Este atributo aplica a las categorías del área Solicitudes y del área Ausencias. En el primer caso, le permite a la plataforma mostrar información relacionada a las vacaciones del colaborador (días solicitados previamente, contador actual de días de vacaciones, etc.) cuando éste inicia una nueva solicitud, así como también informa al asistente de Recursos Humanos cuando procesa la misma. En el caso del área Ausencias, este atributo es utilizado por la plataforma para crear un registro de vacaciones cuando una ausencia se confirma. Te recomendamos NO modificar este atributo a menos que estés interiorizado de sus consecuencias!
• Alias: Se utiliza para asignar un alias de 5 caracteres a la categoría, el cual sirve para identificar los tipos de documentos que se importan a NoobiXign mediante procesos de importación masiva.
• Categoría asociada del área Ausencias: Indica la categoría a utilizar para crear un nuevo registro en el área Ausencias cuando se acepta definitivamente una solicitud. Para más información, consulta la sección Creación automática de registros ausencias y vacaciones
• Categoría asociada del área Vacaciones: Indica la categoría a utilizar para crear un nuevo registro en el área Vacaciones cuando se confirma un registro de ausencia. Para más información, consulta la sección Creación automática de registros ausencias y vacaciones
• Categoría utilizada para registrar ausencias por control horario: Indica que la categoría con este atributo activado será utilizada por el proceso de aprobación de hojas de control horario cuando se detecte que un colaborador no registra eventos para un día considerado laborable. En tales casos, el proceso de aprobación de hojas de control horario creará eventos de ausencias con esta categoría.
• Contabiliza días de licencia: Este atributo se muestra en las categorías del área Ausencias para indicar que los ítems con dicha categoría computan los días previamente utilizados para el tipo de licencia, según su configuración en el Acuerdo laboral asociado al colaborador. Para más información sobre los topes de licencias, consulta la sección Topes de licencias.
• Enviar recordatorio estos días antes del vencimiento: Este atributo aplica a las categorías del área "Legajo de los colaboradores", y permite indicar una cantidad de días previos al vencimiento de la documentación. Llegado ese momento, la plataforma envía un correo electrónico a los usuarios con el rol de Gestión de legajos, alertándolos sobre la documentación próxima a vencer.
• Nombre: Corresponde al nombre de la categoría.
• Notificar a los grupos de gestión cuando el colaborador ha firmado: Si se activa el atributo, se envía una notificación a los usuarios que tengan el rol correspondiente (Gestión de documentos firmables para las áreas "Documentos firmables" y "Sanciones", o Gestión de Onboarding para el área de "Onboarding") cuando el colaborador ha firmado un documento con la categoría correspondiente.
• Predeterminada: Este atributo se utiliza en los procesos de importación masiva de documentos, para asignar la categoría a los documentos importados que no indican una categoría específica en el archivo de importación.
• Recordar al colaborador si no firma luego de estos días: Permite establecer un aviso automático que le llega al colaborador cuando recibe un documento firmable o sanción, y este no es firmado en el tiempo indicado.
• Requiere aprobación de un responsable de unidad: Este atributo especifica que una solicitud creada con la categoría en cuestión debe ser previamente aprobada por un usuario con el atributo "Responsable de unidad de autorización", antes de que pueda ser gestionada por la unidad de autorización raíz (Recursos Humanos). Ejemplos comunes para el uso de este atributo son los tipos de solicitudes que se gestionan dentro del ámbito de una unidad y por ende, son aprobadas por un supervisor del área, tales como pedidos de vacaciones o licencias.
• Requiere fecha de vencimiento: Este atributo aplica a las categorías del área "Legajo del colaborador", y en caso de activarse, fuerza a los documentos con la categoría asignada a especificar una fecha de vencimiento para poder ser almacenados.
• Requiere período: En caso de tener habilitada esta opción, la plataforma exige que se ingrese un período con el formato AAAAMM (año/mes) durante el proceso de carga de documentos pertenecientes a dicha categoría.
• Requiere indicar un rango de fechas: Este atributo indica que un ítem (por ejemplo, una solicitud, registro de ausencias, registro de vacaciones, etc.) debe especificar un rango de fechas para poder ser almacenado. Ciertas categorías del área Solicitudes lo exigen (por ejemplo "Vacaciones", "Licencias"), así como todas las categorías del área Ausencias, dado que requieren un periodo de aplicación efectivo.
• Restringida a roles administrativos: Este atributo, utilizado en el área "Legajo del colaborador", indica que los documentos almacenados de la categoría sólo podrán ser visibles por los usuarios con rol de Administradores de la compañía o Gestión de legajos, pero no por otros roles incluyendo a los propios colaboradores.

Asociación entre categorías de diferentes áreas

NoobiXign permite crear asociaciones entre categorías de diferentes áreas para crear ítems en el área de destino cuando un ítem en el área de origen cambia de estado.

Se pueden crear asociaciones de categorías en las siguientes áreas:

• De Solicitudes a Ausencias
• De Ausencias a Vacaciones

De Solicitudes a Ausencias

Una categoría del área Solicitudes que se encuentre asociada a otra categoría del área Ausencias permitirá que NoobiXign cree un registro de ausencia automáticamente cuando una solicitud de un colaborador sea aprobada definitivamente por un asistente de Recursos Humanos.

Esta creación de eventos simultáneos se da, por ejemplo, cuando un colaborador solicita una licencia por examen, días de estudio, mudanza, etc. Al aprobarse la solicitud, se genera un registro de ausencia en el área Ausencias, con estado "No confirmado". Llegado el día indicado por el registro, la plataforma cambia el estado del mismo a "Confirmado" automáticamente.

De Ausencias a Vacaciones

Una categoría del área Ausencias que se encuentre asociada a otra categoría del área Vacaciones permitirá que NoobiXign cree un registro de vacaciones automáticamente cuando un registro de ausencia sea confirmado por la plataforma.

Esta creación de eventos simultáneos se da, por ejemplo, cuando un colaborador solicita una licencia por vacaciones. Al aprobarse la solicitud, se genera un registro de ausencia en el área Ausencias, con estado "No confirmado". Llegado el día indicado por el registro, la plataforma cambia el estado del mismo a "Confirmado" automáticamente, y a su vez genera otro registro en el área Vacaciones, que en consecuencia descuenta los días correspondientes del contador de días de vacaciones del colaborador.