Las unidades de autorización representan a grupos de personas que responden a uno o más responsables, y generalmente tienen una relación uno-a-uno con las oficinas, sectores o departamentos de la organización.
En NoobiXign, la finalidad de las unidades de autorización es proveer un nivel primario de autorización o aprobación para ciertos eventos antes de que éstos sean gestionados por el sector de Recursos Humanos, por ejemplo las solicitudes de los colaboradores o la aprobación de sus eventos de control horario.
Es común que en las organizaciones se administre la agenda de vacaciones del personal dentro del ámbito de cada oficina o sector, y que sea un responsable del área quien aprueba o no las solicitudes internas. Una vez que esta agenda está organizada, se transmiten las novedades a Recursos Humanos para que finalicen la gestión administrativa correspondiente.
Los eventos que pueden ser afectados por estas aprobaciones (o rechazos) iniciales pueden ser:
Los responsables de las unidades no autorizan absolutamente todas las solicitudes de los usuarios, sino las que cumplen determinadas características detalladas más adelante en la sección Responsables de unidad de autorización.
Cuando se crea una nueva compañía en la plataforma, se crea también la unidad inicial o unidad raíz (llamada de forma predeterminada "Recursos Humanos"), a la cual pertenecen todos los usuarios creados posteriormente.
Un usuario con el rol de Administración de personal puede crear más unidades de autorización y mover a los usuarios existentes a aquella unidad, además de poder determinar quién o quiénes serán los responsables de la misma.
Todo usuario de NoobiXign es miembro de una y sólo una unidad de autorización en todo momento.
Desde el momento en que un usuario pasa a pertenecer a una nueva unidad de autorización, las solicitudes que cree y cuya categoría exija la aprobación de un responsable deberán ser aprobadas por el responsable de esa unidad. Si éste las aprueba, las solicitudes pasan a la unidad inicial de Recursos Humanos para su procesamiento y aceptación definitiva.
Las solicitudes cuya categoría no exija la aprobación de un responsable serán procesadas directamente en la unidad raíz.
Las solicitudes rechazadas por un responsable nunca escalan a la unidad raíz, sino que quedan en ese estado hasta que el responsable decida eliminarlas definitivamente de la plataforma.
En el caso de los eventos de control horario, si tu organización admite que estos sean gestionados por los responsables de las unidades de autorización, deberán ser aprobados por ellos.